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ビジネス文書：お詫び状
お詫び状とは心から反省し、お詫びの気持ちを綴った書状のこと。ビジネスの上ではなおさら、お詫びをしなければならないような事態は極力避けたいところですが、実際お詫びをしなければならない場面にでくわした時は、相手の気持ちを逆なでするようなことのないような、正しいお詫び状を書かなければいけません。
まず、これはビジネスの場に限ったことではありませんが、お詫び状を書く上で最も大切なことは、謝罪の意味を込めて記することです。きちんと書き手の謝罪の意が伝わるような書面こそ、お詫び状と言えるものです。
そして本来お詫び状とは謝るとか、失礼の段を許して貰う目的で書くものですが、ビジネス文書としてのお詫び状を書くとき、これも一つのビジネスチャンスととらえ、新たな商談をまとめる為に有効に活用することができるのです。
その歴史は古く、戦国時代の有名な近江の商人は、詫び状を書く毎に商いを多くしていったと言われています。今で言うダイレクトメールかわりにお詫び状を利用して、新しい情報や商品を上手にアピールしていたと言うのです。
ビジネスマンたるもの、取引先にお詫び状を書く場合であっても、常にこの近江商人の商魂を忘れてはいけません。
堂々と相手方と連絡が取れるのもお詫び状の良さでしょう。通常のダイレクトメールならば、全く見ても貰えないかもしれませんが、詫び状ならば目を通してもらえる可能性は大。これを新しい商品などをアピールできるチャンスととらえるのも、ビジネスマンとしての知恵のひとつなのではないでしょうか
ビジネス文書：宛名
ビジネス文書における宛名の書き方にも決まりがあります。「宛名なんて、相手に届けば良いのだから、どのように書いたっていいじゃないか」と言う人もいるかもしれませんが、たかが宛名、されど宛名です。なぜなら受け取った人が一番最初に見るのが宛名なのです。そのビジネス文書の顔、すなわち第一印象を与えるのが宛名だと言っても過言ではありません。正しい宛名書きをすることは、正しいビジネス文書を作成する上で、最も大切なことなのです。
ビジネス文書を封書で送る場合の正しい宛名の書き方は以下の通りです。
①まず白の縦書きの封筒を用意する
横書きがいけないというわけではありませんが、ビジネス文書でやはりやはり縦書きの封書を利用することが多いです。
②相手の宛名を、真ん中よりやや左寄りに書く
バランスよく書くために、相手の宛名を最初に書きましょう。真ん中よりやや左寄りに書くと見栄えがよくなります。
③次に相手の住所を書く
④敬称を付ける
敬称の付け方にも決まりがあります。
【御中】会社、官公庁、商店、組合、団体などの組織、部課宛
【殿】公的な文章で職名宛、職名を付けた個人宛（相手に役職がある場合は役職名と共に書く。例：○○会社△△課 部長●●殿)
【様】殿より柔らかい表現で個人、職名を付けた個人宛。
【各位】同じ文章を多数宛、販売店宛(例：お客様各位)
⑤差出人を書く
差出人が会社であって、会社の封筒を使う場合でも、差し出す本人名を必ず書きます。
⑥郵便番号も宛名、差出人ともに全て書く
メールで慣れている人には宛名書きは苦手な分野かもしれませんが、それほど難しい決まりはないので、ぜひ覚えておきましょう。
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